Pyrkon - czyli jak SMS-ami usprawnić event!

Pyrkon to cykliczne wydarzenie. Odbywa się co roku na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich. I choć początki nie były tak spektakularne, na przestrzeni lat event rozrastał się w fantastycznym tempie! Pierwsza edycja imprezy odbyła się w 1999 roku w Osiedlowym Domu Kultury „Słońce”, natomiast kolejne to systematyczny przyrost liczby uczestników przerastający wyobrażenia Organizatorów i możliwości zarówno Domu Kultury jak i szkół, w których odbywała się impreza w latach 2000-2010.

Pyrkon to ogromne wydarzenie, które zbiera wokół siebie wielbicieli fantastyki z całej Polski. Jako, że jest to impreza na skalę masową, potrzebna jest doskonała komunikacja, aby tak ogromną rzeszę ludzi utrzymać w ryzach, zanimować im czas a do tego zainteresować każdym punktem programu. Całość wymaga ogromnych nakładów pracy i zaangażowania.

Na samym początku potrzeby nie były duże, jednak zwiększały się w miarę rozdmuchania imprezy. O skali przyrostu świadczą liczby: w 2011 roku Pyrkon zgromadził 3660 osób, w 2012 już prawie dwukrotnie więcej bo 6508, 12 299 w 2013 roku, ponad 24 000 w 2014r., 31 495 w 2015 r., aż do 40 662 w 2016 i 44 054 podczas tegorocznej edycji.

Jedną z potrzeb jaka pojawiła się wraz ze wzrostem popularności wydarzenia, był wymóg bieżącego kontaktu z wszystkimi organizatorami i wolontariuszami. Na ogromnym terytorium Międzynarodowych Targów Poznańskich bez jakiegokolwiek narzędzia komunikacji nie byłoby to możliwe. Postawiono na SMS-a, który jest najbardziej uniwersalnym i pewnym sposobem przekazu szybkiej wiadomości. Aby wszystko działało jeszcze sprawniej, organizatorzy postanowili proces zautomatyzować tak, by go maksymalnie przyspieszyć i nie działać manualnie, dlatego podczas tegorocznej edycji zastosowano narzędzie do masowej wysyłki wiadomości SMS – z Platformy SerwerSMS.pl Właśnie dzięki zastosowaniu tego rozwiązania wszystkie zainteresowane osoby otrzymywały bieżące komunikaty, a to wszystko za pomocą praktycznie jednego kliknięcia.

Warto w tym miejscu nadmienić, że tegoroczny program był bardzo atrakcyjny i wymagał sprawnej koordynacji podczas imprezy. Organizatorzy zaoferowali odwiedzającym ponad 700 wystąpień i rozrywek, które były koordynowane przez ok. 700 wolontariuszy i 80 organizatorów oraz 5 Koordynatorów Pionów.

W tym miejscu można przytoczyć kilka przykładów pokazujących, jak szeroki wachlarz zróżnicowania komunikatów otrzymywali organizatorzy i wolontariusze:

• Wysłany o 7:41 w piątek, pierwszy dzień imprezy:

"Organizatorzy - idzie nam naprawdę dobrze, jesteście świetni! Trzymamy tak dalej i zasuwamy do niedzieli! Powodzenia i WINCYJ TAŚMY /Misiek i Koordynatorki"

• Wyjaśniamy: „wincyj taśmy' jest wewnętrznym żarcikiem dot. gigantycznych ilości taśmy tynkarskiej i malarskiej, której Organizatorzy używają przy montażu imprezy :-)
• "Organizatorze - poznaj gościa! Nathaniel Buzolic zaczyna zaraz spotkanie meet&greet, tylko dla organizatorów w Biurze Prasowym (paw. 10). Daje też autografy. :)"
• "Organizatorzy, tej nocy na dyżurze telefonicznym są Martyna (sprawy logistyczno techniczna) i Pola (cała reszta), jutro (noc sobota/niedziela) Misiek."

Jak podkreśla Michał Karzyński, Koordynator Festiwalu Pyrkon 2017 SMS-y są efektywnym środkiem komunikacji. Mamy pewność, dzięki rozbudowanemu panelowi, że wiadomości dotarły do adresatów. Co niezwykle ważne, jednoczesne, szybkie poinformowanie 700 Wolontariuszy zajęło dosłownie kilka minut. Dzięki temu mogliśmy otrzymać pozytywny feedback od odbiorców wiadomości. Co więcej, planujemy korzystać nadal z SMS-ów do komunikacji z Wolontariuszami jeszcze lepiej wykorzystując rozbudowane możliwości systemu, poprzez stworzenie konkretnych list odbiorców od zadań im przydzielonych. Rozważamy również integrację z naszym wewnętrznym systemem, aby móc łatwo kontaktować się z wybranymi twórcami programu.

SMS-y to proste a jednocześnie niezwykle skuteczne narzędzie, które znajduje zastosowanie praktycznie w każdym biznesie czy evencie – takie hasło głosimy a każdy kolejny klient i każda kolejna akcja, w której bierzemy udział jeszcze bardziej nas w tym upewnia. 

Daniel Zawiliński
Managing Director i COO SerwerSMS.pl

W ciągu trzech dni imprezy wysłanych zostało około 2000 wiadomości SMS przy użyciu Platformy SerwerSMS.pl