Woodstock 2017 - szybka organizacja spontanicznych akcji

To, że SMS-y pomagają w szybkiej organizacji eventów, wdrażania nagłych zmian wiadomo nie od dziś. W zasadzie powtarzamy to na każdym kroku. Ostatnio jednak bardzo namacalnie mogli się o tym przekonać uczestnicy Przystanku Woodstock 2017, a przede wszystkim Wolontariusze Pokojowego Patrolu.

2 sierpnia 2017 podczas Przystanku Woodstock w Kostrzynie nad Odrą odbyły się wcześniej niezapowiedziane ćwiczenia wszystkich służb zaangażowanych w działania Przystanku: zarówno Wolontariuszy jak i służb zawodowych. Była to największa tego typu profesjonalnie przeprowadzona a jednocześnie zupełnie spontaniczna symulacja. Pomysł ten pozwolił pokazać sprawną organizację wydarzenia ale także siłę SMS-a bez którego cała akcja nie odbiła się tak spektakularnym echem. W ciągu kilku minut Organizatorzy skoncentrowali w jednym miejscu blisko 800 Wolontariuszy nie zaangażowanych w działania planowe.

SerwerSMS był jak zawsze bardzo pomocy, zarówno przed PW jak i w jego trakcie. Przed – komunikowaliśmy Wolontariuszom Pokojowego Patrolu najważniejsze informacje oraz notyfikowaliśmy za pomocą SMS-ów fakt wysłania wiadomości e-mail. Odbiorcami było blisko 1400 osób. Dzięki takiemu wzmocnieniu przekazu wspomniane wiadomości były szybciej odczytywane co istotnie usprawniło komunikację.

W trakcie Przystanku Woodstock SMS-ami informowaliśmy o bieżącej sytuacji np. pogodowej czy o zmianach w harmonogramie pracy. Jednak zdecydowanie najbardziej pomogły nam w trakcie ćwiczeń polegających na sprawdzeniu gotowości wolontariuszy do działania w razie nagłych, wcześniej nieplanowanych zdarzeń. Informacja o mobilizacji wszystkich wolontariuszy Pokojowego Patrolu działających podczas 23. PW została jednocześnie przekazana kilkoma kanałami m.in. drogą radiową, telefonicznie i oczywiście SMS-owo. Te ostatnie dotarły do wszystkich zainteresowanych i sprawiły, że w miejscach zbiórki zgromadziliśmy 70% naszej ekipy w ciągu zaledwie 10-15 min. Wynik ten uznajemy za bardzo dobry – biorąc pod uwagę liczbę wolontariuszy oraz powierzchnię Festiwalu. Pozostałe osoby nadal wykonywały swoje zadania w wyznaczonych punktach – mówi Marcin Garczyński, Koordynator Wolontariatu Fundacji WOŚP.

Cała akcja miała za cel pokazanie, jak doskonale przeszkoleni są Wolontariusze, którzy bardzo mocno dbali o bezpieczeństwo podczas 23. Przystanku Woodstock. Cała akcja wywołała pozytywny odbiór całej imprezy pokazując tym samym, że Uczestnicy Przystanku mogą czuć się bezpiecznie w czasie jego trwania.