Jak wykorzystać SMS-y w branży HR? Odkryj wartość tej formy komunikacji w Twojej firmie!

Dlaczego warto korzystać z SMS-ów w branży HR?

Korzyści wynikające z wykorzystania powiadomień SMS w branży HR są liczne i zróżnicowane. Przede wszystkim jest to szybki i skuteczny sposób na komunikację z pracownikami. Krótkie wiadomości tekstowe mają znacznie większą skuteczność niż inne kanały komunikacji, ponieważ są odczytywane natychmiast, bezpośrednio po otrzymaniu.

Możliwości wykorzystania SMS-ów w branży HR:

• zmiany w harmonogramie pracy,
• terminy ważności dokumentów,
• przypomnienie o spotkaniach/eventach,
• instrukcje (np. takie związane z pandemią),
• terminy szkoleń (tak, jak na grafice obok),
• szczegóły wyjazdów służbowych,
• informacje o imprezie firmowej,
• życzenia urodzinowe lub świąteczne.

                                                Źródło: opracowanie własne

Na grafice powyżej przedstawiona jest przykładowa wiadomość (przesłana przez dział HR), która ma 317 znaków, czyli jest dłuższa od standardowego SMS-a (standardowy SMS może mieć do 160 znaków nie wliczając w to zaawansowanego kodowania). To oznacza, że nie musisz się wcale ograniczać tworząc treść do swoci kampanii - Twoje wiadomości mogą być dłuższe, jeżeli oczywiście istnieje taka potrzeba. Oczywiście najczęściej firmy wysyłają wiadomości do 200 znaków, ale nic nei stoi na przeszkodzie przesłać od czasu dom czasu dłuższevo komunikatu.

Zobacza także: Długie SMS-y oraz tabelę znaków dostępnych w SMS-ach

Kolejną zaletą SMS-ów jest ich wygoda dla użytkowników. W przeciwieństwie do maili czy aplikacji, nie wymagają one dostępu do internetu ani pobierania/instalowania na telefonie. Co więcej, korzystanie z nich jest proste i intuicyjne, dzięki czemu nie wymaga dodatkowego szkolenia. Dodatkowo, wykorzystanie SMS-ów w branży HR pozwala na oszczędność czasu i kosztów ze względu na masową wysyłkę SMS. Przesyłanie informacji w ten sposób jest znacznie tańsze niż tradycyjne przesyłanie np. listów pocztą czy paczek przesyłkami kurierskimi, a dzięki automatyzacji procesu wysyłki, możliwe jest oszczędzenie czasu i zwiększenie efektywności pracy.

Jakie są najlepsze praktyki wykorzystania SMS-ów w branży HR?

Aby wykorzystanie SMS-ów w branży HR było skuteczne, warto stosować kilka prostych zasad.

1. Zasada - dostosowanie komunikatu do użytkownika
   Przede wszystkim, powiadomienia SMS należy dostosować do potrzeb odbiorców. Wysyłając informacje dotyczące pracy, warto mieć na uwadze, że pracownicy często otrzymują dużo wiadomości i niekoniecznie wszystkie są dla nich ważne. Dlatego też, należy dokładnie określić, które informacje mają być przekazywane za pomocą SMS-ów, a które w inny sposób. 
2. Zasada - treść komunikatu
   Warto również zadbać o treść przesyłanych SMS-ów. Powinny być one krótkie, zwięzłe i czytelne, a jednocześnie zawierać wszystkie niezbędne informacje. Należy unikać niejasnych sformułowań oraz skrótów, które mogą wprowadzić odbiorcę w błąd lub niezrozumienie.  
3. Zasada - personalizacja treści
   Kolejnym ważnym elementem jest personalizacja powiadomień. Wysyłając SMS-y do pracowników, warto w miarę możliwości podać imię i nazwisko odbiorcy, co sprawi, że wiadomość będzie bardziej skuteczna i zwróci uwagę odbiorcy.
4. Zasada - zadbaj o prywatność i ochronę danych
   Ostatnim, ale bardzo ważnym elementem jest zachowanie prywatności i ochrona danych osobowych. Przed wysłaniem SMS-ów, należy upewnić się, że odbiorcy wyrazili zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celu otrzymywania powiadomień SMS.

SMS marketing w rekrutacji pracowników

Krótkie wiadomości tekstowe sprawdzają się nie tylko w komunikacji o bieżących sprawach (eventy, harmonogramy, ważne kwestie techniczne, czy organizacyjne) z aktualnymi pracownikami, ale także z kandydatami na dane stanowisko, albo w przypadku poszukiwania nowych pracowników na otwarte wakaty. Mówimy wtedy o SMS marketingu wykorzystywanym w branży HR.

Pamiętaj o tym, że SMS-y mogą być pomocne w każdym sektorze czy branży. O tych kilku krokach musisz pamiętać, jeżeli chcesz wykorzystać SMS-y w rekrutowaniu pracowników. Stosuj je uniwersalnie nieżależnie od wielkości firmy..

Podstawowe kroki w rekrutacji praciwników z wykorzystaniem SMS

• Baza numerów 
  Stwórz własną bazę potencjalnych pracowników. Numery telefonów zdobędziesz podczas procesów rekrutacyjnych, ale również za pomocą ogłoszeń czy przesyłanych CV. Import kontaktów może odbywać się manualnie, lub automatycznie.
  
  Pamiętaj o tym, że bardzo ważne jest także dbanie o higienę bazy kontaktów - ważna jest nie ilość (liczba numerów), a jakość bazy oraz aktualizowanie danych i usuwanie numerów zgodnie z prośbą właściciela. 
• Wykorzystaj numer dedykowany
  Skorzystaj z Short Code ("krótkiego" numeru dedykowanego), dzięki niemu potencjalny pracownik będzie z Tobą w stałym kontakcie, czyli np. od razu będzie mógł przyjąć lub odrzucić propozycję pracy, potwierdzić godzinę lub dotarcie na miejsce. Ciekawym rozwiązaniem jest także umieszczenie takiego numer np. na banerach, plakatach czy landing page'ach. Taki numer, ze względu na to, że jest krótki jest łatwy do zapamiętania. Potencjalny pracowników widząc numer i ofertę pracy może od razu wysłać SMS z prośbą o kontakt rekrutera. Budowanie organiczne bazy numerów staje się bardzo proste.
  
  Dla firmy natomiast, funkcja odbierania wiadomości jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, ponieważ pozwala na "zbieranie" takich odpowiedzi od kandydatów i zarządzie zgłoszeniami oraz reagowanie na nie w odroczonym czasie. To jest szczególnie przydatne, kiedy zgłoszeń na dane stanowisko/stanowiska jest bardzo dużo - mówimy tutjaj o rekrutacji np. w przypadku pracowników na pradukcję, linię montażową w nowo powstałej fabryce, czy nowo powstałej hali.   
  
  


• Nie wysyłaj tego samego komunikatu do wszystkich!
  Wysyłaj wiadomości SMS jedynie z konkretnymi ofertami tylko do zainteresowanych nimi osób. Nie pozwól, aby twoje informacje zaczęły być traktowane jak spam. Bo to szybka droga do wypisania się bazy kontaktów. Pamiętaj o tym, że każdy użytkownik raczej wiadomości dostaje za dużo niż za mało i gdy są one niedopasowane do sytuacji, użytkownicy szybko rezygnują ze subskrypcji. Grupuj numery i przeprowadź segmentację użytkowników - to klucz do sukcesu!
• Zarządzaj danymi! Podziel bazę na podstawie danych takich jak: wiek, płeć, miejsce zamieszkania, predyspozycje i na bazie kieruj do nich odpowiednie komunikaty. Pozwoli Ci to oszczędzić koszty dotarcia oraz zwiększy sprawność procesu rekrutacji. Dzięki temu będziesz mógł wysyłać konkretne oferty do zainteresowanych nimi grup ludzi.

SMS-y w rekrutacji - przykłady

Podsumowanie

SMS-y to skuteczne narzędzie komunikacji, które z powodzeniem może być wykorzystane w branży HR. Są szybkie, wygodne i oszczędzają czas i koszty. Zdecydowana większoć pracowników posiada telefon, lub smartfon i może odebrać tekstowe wiadości. Ważne jest jednak, aby korzystać z nich z umiarem i stosować się do najlepszych praktyk, takich jak personalizacja, krótkie i zwięzłe treści, a przede wszystkim dbałość o prywatność i ochronę danych osobowych. Wykorzystując SMS-y w zarządzaniu zasobami ludzkimi, czy rekrutacji można znacznie zwiększyć skuteczność i efektywność pracy, co przyczyni się do sukcesu całej firmy.

Jakub Wajdeman
Account Specialist

“Skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi to istotne wyzwanie dla przedsiębiorców. Istotna jest też kwestia szybkiego przesyłania informacji oraz pewność, że wiadomośc zostanie odczytana - włąsnie z tego powodu SMS-y chętnie wykorzystywane są w szeroko rozumianym HR.