Zarządzanie danymi

Podstawową informacją w kontaktach jest numer

W systemie najważniejszą daną jest numer telefonu, czyli kolumna A (pierwsza kolumna w Excelu). Pozostałe kontakty wykorzystywane są głównie do personalizacji i zawierają kilka standardowych pól, które można wykorzystać niekoniecznie na dane określone według etykiet. E-mail, imię, nazwisko, firma itd. mogą posłużyć jako inna zmienna np. wartość kwotowa lub procentowa. Dodatkowo dostępnych jest kilka pól nieopisanych, którym można stworzyć etykiety i tam też przechowywać dane, których można użyć w dowolny sposób np. personalizując wysyłkę.

Pola dostępne w kontaktach:

• Telefon (kolumna importu A parametr personalizacji #TELEFON#),
• E-mail (kolumna importu B parametr personalizacji #EMAIL#),
• Imię (kolumna importu C parametr personalizacji #IMIE#),
• Nazwisko (kolumna importu D parametr personalizacji #NAZWISKO#),
• Firma (kolumna importu E parametr personalizacji #FIRMA#),
• NIP (kolumna importu F parametr personalizacji #NIP#),

• Adres (kolumna importu G parametr personalizacji #ADRES#),
• Miasto (kolumna importu H parametr personalizacji #MIASTO#),
• Opis (kolumna importu I parametr personalizacji #OPIS#),
• Dodatkowe pole 1: (kolumna importu J parametr personalizacji #POLE1#),
• Dodatkowe pole 2: (kolumna importu K parametr personalizacji #POLE2#),
• Dodatkowe pole 3: (kolumna importu L parametr personalizacji #POLE3#),
• Dodatkowe pole 4: (kolumna importu M parametr personalizacji #POLE4#),
• Dodatkowe pole 5: (kolumna importu N parametr personalizacji #POLE5#).

Wyjaśnienie kolumna i personalizacja

• kolumna importu - czyli miejsce uporządkowania zmiennej, określane podczas importu, które powoduje poprawne zamieszczenie danych w Platformie SerwerSMS.pl,
• parametr personalizacji - czyli ciąg znaków, które powodują pobranie zmiennej podczas wysyłki spersonalizowanej.

Grupowanie danych

Platforma posiada dział, w którym dowolnie można tworzyć, modyfikować i usuwać grupy kontaktów. Wszystkie dane, jakie będą importowane do Platformy, można uporządkować wg własnych grup docelowych np: kobieta, mężczyzna, klient nowy, klient stały, etc.

Zastosowanie

Grupy, poza tym, że dają możliwość porządkowania danych, można wykorzystać w wielu innych funkcjach dostępnych na Platformie. Dzięki schematycznemu i dokładnemu rozplanowaniu grup, wiele funkcji będzie współgrać z danymi i pozwoli na swobodne organizowanie kampanii.

Import w uniwersalnych formatach

Platforma pozwala na import danych z plików w najbardziej popularnych formatach jakimi są CSV, TXT, XLS, XLSX i ODS. Dodatkowo, zaawansowany import pozwala na wgranie kontaktów z Gmaila lub Androida (w formacie VCF).

W przypadku formatu CSV oraz TXT, jest to plik tekstowy, gdzie separatorem danych może być przecinek, średnik lub dowolnie wybrany znak specjalny. Własne dane można w prosty sposób przygotować w innym oprogramowaniu, np. w popularnym arkuszu kalkulacyjnym Excel z pakietu MS Office ( w programach typu CRM, ERP), zapisać je jako plik CSV i jednym kliknięciem dodać kontakty do bazy na Platformie SerwerSMS.pl. Nawet jeśli baza zawiera bardzo dużą ilość rekordów, to dzięki funkcji import CSV nie trzeba ich wpisywać ręcznie.

Pozostałe formaty plików czyli XLS, XLSX, ODS importowane są w dwóch krokach, z których pierwszy to wybranie grupy i wgranie pliku a drugi to przyporządkowanie odpowiednich kolumn do wyświetlanych wartości.

Przykład poprawnej konstrukcji pliku CSV

Plik CSV z wielokolumnowymi danymi:

Telefon;email;Imię;Nazwisko;Firma;NIP;Adres;Miasto;Opis
Telefon;email;Imię;Nazwisko;Firma;NIP;Adres;Miasto;Opis

Pliku CSV z jednokolumnowymi danymi:

Telefon
Telefon
Telefon

Skuteczna komunikacja poprzez personalizację

To oznacza, że każdy z odbiorców otrzyma spersonalizowaną wiadomość. Przy imporcie danych wystarczy uzupełnić treść wiadomości, wstawiając odpowiednie zmienne z pliku np. #2#. Podczas planowania daty i godziny kampanii, można posłużyć się zmiennym terminem wysyłki, który określa na przykład kolumna X, to oznacza, że każdy z odbiorców otrzyma SMS-a w innym terminie. Po spersonalizowaniu treści, możliwy jest podgląd gotowych wiadomości, czyli numeru telefonu oraz przyporządkowanych treści.

Import w formatach CSV oraz TXT

Platforma pozwala na import danych z plików w najbardziej popularnych formatach, jakimi są CSV, TXT.

W przypadku formatu CSV oraz TXT jest to plik tekstowy, gdzie separatorem danych może być przecinek lub średnik. Własne dane można w prosty sposób przygotować w innym programie, np. w popularnym arkuszu kalkulacyjnym Excel z pakietu MS Office. 

 

Przykład wiadomości źródłowej oraz na urządzeniach użytkowników

Tak będzie wyglądać wiadomość źródłowa, jeszcze nieprzetworzona przez system:

Witamy Serdecznie Panie #1# #2#, przypominamy o badaniu technicznym pojazdu w dniu #3#, koszt badania będzie wynosił #4#

Tak tę samą wiadomość będzie widział odbiorca po przetworzeniu przez system:

Witamy Serdecznie Panie Janie Kowalski, przypominamy o badaniu technicznym pojazdu w dniu 25.02.2033, koszt badania będzie wynosił 120.00 PLN netto.

Oznaczenia parametrów

#0# - numer telefonu
#1# - imię
#2# - nazwisko
#3# - data
#4# - cena

Eksport danych w formacie uniwersalnym

System pozwala na eksport danych w najbardziej uniwersalnym formacie, jakim jest plik CSV. Jest to plik tekstowy, gdzie separatorem danych może być przecinek, średnik lub dowolnie wybrany znak specjalny. Dzięki temu wszystkie dane można w prosty sposób przetworzyć w innym oprogramowaniu, np. w popularnym arkuszu kalkulacyjnym Excel z pakietu MS Office. Plik można przetworzyć również w programie typu OpenOffice oraz w każdym, który obsługuje format CSV.

Eksport danych, podobnie jak import można przeprowadzić zatem w bardzo prosty sposób nie wymagający skomplikowanych umiejętności.

Wszystkie dane

Eksport dotyczy wszystkich danych, które powstają w wyniku korzystania z systemu, typu:

• wysłane wiadomości,
• odebrane wiadomości,
• niewysłane wiadomości,
• kontakty,
• raporty.