Gminy coraz chętniej komunikują się za pomocą SMS-ów

W dzisiejszych czasach informacja bywa bezcenna. Czasem ratuje ludzkie życie, a innym razem informuje o niedogodnościach i utrudnieniach w regionie. Potrafi także wspomóc komunikację zmian, np. w trakcie wdrażania postanowień ustawy śmieciowej. Szczególne oczekiwania i wymogi informacyjne stoją przed samorządami lokalnymi, które coraz częściej chcą dotrzeć do każdego mieszkańca, aby udzielić mu stosownej informacji. Szybkość, zaraz obok przejrzystości i konkretnego przekazu, to najważniejsze cechy dobrego komunikatu. Pozostaje pytanie jakimi kanałami najlepiej dotrzeć do mieszkańców. Coraz więcej samorządów stawia na komunikację SMS.

„Wiele urzędów boryka się z pytaniem „Jak informować i aktywizować mieszkańców?”. SMS to prosta, bezpośrednia oraz szybka metoda na realizowanie odpowiedzialnych celów komunikacyjnych. Relacje z mieszkańcami gminy to nie tylko ponaglenia do zapłaty podatków czy przypomnienia o gotowości dokumentów, ale również powiadomienia o remontach dróg, korkach ulicznych czy wydarzeniach kulturalnych. Pole manewru jest zatem bardzo szerokie, a krótka wiadomość tekstowa na pewno podoła zadaniom komunikacyjnym. Co więcej warto docenić fakt, że dociera ona także do wielu osób niepełnosprawnych. To kwestia rzadko poruszana, a jakże istotna w dzisiejszej rzeczywistości”- mówi Karol Łubowski z Platformy SerwerSMS.pl.

Dane Platformy SerwerSMS.pl pokazują, że tylko niewiele ponad 20% osób otrzymuje wiadomości od instytucji publicznych, podczas gdy ponad 70% pozostałych respondentów badania deklaruje, że chciałoby otrzymywać takie SMS-y. Wyra¼nie widać, że potencjał krótkich wiadomości tekstowych nie jest w tym sektorze dostatecznie wykorzystywany.

Przykłady Urzędów korzystających z tego narzędzia.

Piaseczno

„Mamy cztery grupy komunikatów, które wysyłamy do mieszkańców naszej Gminy. Są to informacje kryzysowe, ważne wiadomości urzędowe oraz kulturalne i sportowe. Baza odbiorców, którą tworzy około 3 tysięcy numerów, podzielona jest na 32 miejscowości składające się na naszą Gminę. Dzięki temu rozróżnieniu możemy lepiej zarządzać treścią i personalizować wiadomości, które kierujemy do mieszkańców. Obok formularzy w Urzędzie, można się do nas zapisać poprzez wypełnienie e-formularza na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio wysyłając SMS na numer dostępowy, podając w treści odpowiedni kod miejscowości i wybierając grupę tematyczną. Szczegółową instrukcję umieściliśmy także na specjalnych ulotkach dystrybuowanych na terenie naszej gminy, głównie przez sołtysów. Szczególną zaletą naszego usługodawcy jest elastyczne podejście do kwestii rozliczeń. Ważne dla nas jest, abyśmy mogli płacić tylko za faktycznie wysłane SMS-y, a nie kwotę abonamentową, która nie zawsze jest adekwatna do stopnia wykorzystania usługi. Drugą niewątpliwą zaletą jest też łatwy w obsłudze i przystępny Panel Klienta, który spełnia wszystkie nasze oczekiwania i pozwala na efektywną i szybką wysyłkę”- mówi Tomasz Pawlak z Biura Promocji i Informacji Gminy Piaseczno.

Zielona Góra

„U nas w Urzędzie SMS-y są wykorzystywane w dosyć nietypowy sposób. Kontaktujemy się nie tyle z mieszkańcami, co z petentami Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, czyli z geodetami, rzeczoznawcami i projektantami. Korzystamy z usługi Email2SMS, która automatycznie przesyła informacje z faktury za pomocą programu pocztowego i generuje wiadomość tekstową, którą otrzymuje osoba zainteresowana. Właśnie ta automatyczność nadawania wiadomości jest dla nas kluczową zaletą systemu platformy SMS-owej. Nie posiadamy też jako takiej bazy kontaktów, ponieważ wysyłamy wiadomości bezpośrednio pod numer podany w formularzu. Warto też zaznaczyć, że takie rozwiązanie jest nie tylko wygodne dla urzędników, ale przede wszystkim bardzo pożyteczne dla petentów i znacznie skróciło średni czas ich pobytu w urzędzie celem odbioru materiałów czy dokumentów. W związku z tym, że system się sprawdził, rozważamy też rozszerzenie tej usługi na inne biura i referaty”- mówi Adam Wrzołek z Departamentu Rozwoju Miasta Urzędu Miasta Zielona Góra.