Komunikacja z mieszkańcami za pomocą SMS-ów krok po kroku

Krótkie wiadomości tekstowe to niewątpliwie narzędzie, które pozwala w prosty i szybki sposób komunikować się ze społecznościami. Oto krótki poradnik jak skorzystać z wysyłki SMS-ów, które poinformują o zagrożeniu, przekażą cenną informacje o statusie sprawy urzędowej, a nawet zaproszą na koncert czy inne wydarzenie kulturalne. Możliwości jest wiele, a poniżej przedstawiamy kilka praktycznych porad, jak i dlaczego wdrożyć profesjonalny system w Waszej gminie.
Autorem poradnika jest Karol Łubowski z Platformy SerwerSMS.pl.

Dlaczego SMS?

Przewagą SMS-ów nad innymi narzędziami komunikacji, oprócz ich bezpośredniości i szybkości, jest uniwersalność – można za ich pomocą informować o dowolnych wydarzeniach w gminie, powiecie lub mieście. Dzięki nim mieszkańcy mogą dowiedzieć się o zagrożeniach pogodowych, awariach czy remontach, ale też wydarzeniach kulturalnych czy możliwości odbioru gotowych dokumentów takich jak dowód rejestracyjny lub prawo jazdy. Dodatkową zaletą, na którą szczególną uwagę zwracają osoby zajmujące się wysyłką powiadomień w Urzędach, jest możliwość zautomatyzowania niektórych komunikatów (np. o stanie dokumentacji przygotowywanej w którymś z biur czy referatów). Inna przydatną cechą takich powiadomień jest dotarcie do osób niepełnosprawnych, co w przypadku odmiennych kanałów komunikacji takich, jak TV, prasa czy słupy ogłoszeniowe może się po prostu nie udać lub okazać się mniej skuteczne.

Najważniejsze elementy profesjonalnego systemu

Dobry system pozwala na wysyłkę SMS-ów z dowolnego miejsca w wybranym czasie. Ma też sporą przepustowość, nie wymaga dużych nakładów finansowych i jest zgodny z normami GIODO. Co więcej pozwala na wiele sposobów ułatwić dystrybucję komunikatów czyniąc ją łatwą i precyzyjną. Istotnym elementem jest gwarancja dostarczenia wiadomości, gdyż każdy rzetelny podmiot powinien dostarczyć wiarygodne raporty mówiące o tym, który z numerów otrzymał komunikat, a który go odrzucił. Ważne, aby przy wyborze partnera nie kierować się wyłącznie niską ceną. Warzna jest rzetelność, doświadczenie, czy też portfel klientów. Jako zamawiający i testujący taką usługę, powinniśmy także zwrócić uwagę na maksymalny ruch SMS-owy, który jest w stanie zrealizować oferent. Bywa bowiem, że wiadomość może zostać dostarczona ze zbyt dużym opóźnieniem, co w przypadku komunikacji kryzysowej jest po prostu niedopuszczalne.

Jak więc uruchomić ten system? Najpierw Rejestracja i logowanie

Pierwszym krokiem jest oczywiście rejestracja i logowanie do Panelu Klienta. Służy on do zarządzania wysyłkami i jest aplikacją internetową, dostępną z poziomu dowolnej przeglądarki i z każdego systemu operacyjnego. Wystarczy posiadać login i hasło, aby w dowolnym momencie skorzystać z systemu, który jest dostępny przez 24h na dobę. Użytkownik ma do niego dostęp z każdego miejsca na ziemi, z dowolnego komputera, który posiada aktywne łącze internetowe. Krok drugi to stworzenie bazy kontaktów. Następnie należy stworzyć bazę kontaktów podzieloną na grupy odbiorców. Można to zrobić za pomocą specjalnych, Indywidualnych Numerów Dostępowych. Mieszkańcy na odpowiedni numer wysyłają wiadomość np. miejscowość z nazwą miejscowości, w której mieszkają i hasło „ZGODA”, wyrażając w ten sposób aprobatę na dopisanie się do bazy odbiorców. Na tej podstawie system przyporządkowuje ich do danej grupy, a następnie będzie prowadził wysyłkę w odpowiednim temacie. Podobną metodą jest tzw. ShortCode – działa na tej samej zasadzie, co Numery Dostępowe, z tym wyjątkiem, że jest to numer skrócony, czterocyfrowy. Tym samym łatwiej go zapamiętać i rozpowszechnić wśród zainteresowanej grupy odbiorców. Poza tym Urząd może udostępnić kwestionariusz online na swoje stronie internetowej lub formularz w formie papierowej do wypełnienia na miejscu. Można też oczywiście w prosty sposób wcielić istniejącą już listę numerów do systemu i korzystać w jednej sekundzie z możliwości komunikacji SMS.

Możliwość połączenia z własnym systemem

System pozwala na pełną integrację z innymi narzędziami oraz tworzenie wysyłek nawet bez dostępu do internetu dzięki usłudze ForwardSMS. Wystarczy wysłać jednego SMS-a na specjalny numer, a platforma roześle go do Twojej grupy. Po uprzedniej konfiguracji masowa wysyłka nie wymaga nawet dostępu do komputera. Cała operacja jest bardzo prosta i zajmuje zaledwie kilka minut. Dzięki komunikacji zdalnej API możliwe jest zintegrowanie systemu z własnym oprogramowaniem, co daje możliwość wysyłania powiadomień, wiadomości oraz dokonywanie innych marketingowych czynności w sposób zdalny, bez konieczności logowania się do Panelu Klienta.

Mieszkańcy chcą otrzymywać powiadomienia i być informowani

Tylko niewiele ponad 20% osób otrzymuje wiadomości od instytucji publicznych, podczas gdy ponad 70% pozostałych respondentów badania deklaruje, że chciałoby otrzymywać takie SMS-y. Wyraźnie widać, że potencjał krótkich wiadomości tekstowych nie jest w tym sektorze dostatecznie wykorzystywany. Właśnie dlatego warto zastanowić się nad wykorzystaniem tego narzędzia do komunikacji ze społecznościami lokalnymi.